Specjalista_ka ds. Wsparcia Zarządu i Koordynacji Prawno-Administracyjnej
Signal Group 'Przyszłość jest miejscem, które tworzymy.'
Od ponad 34 lat jesteśmy częścią europejskiej rzeczywistości, budując i doskonaląc rozwiązania, które dziś wspierają codzienne życie milionów ludzi. Obiekty, które korzystają z naszych technologii, zajmują powierzchnię równą całemu Państwu Luksemburg - trudno o lepszy dowód na to, że nasze działania sięgają naprawdę szeroko. 📈
Każdego dnia co drugi Polak, często nawet nieświadomie, korzysta z efektów naszej pracy. To motywuje nas, by stale podnosić poprzeczkę.
Grupa Signal realizuje roczne obroty z Klientami o wartości 70 mln PLN. Działamy jak perfekcyjnie zestrojony mechanizm, w którym różnorodne kompetencje i doświadczenia spotykają się w jednym celu 🎯 - tworzenia technologii, które zmieniają rzeczywistość.
Wierzymy, że prawdziwa innowacja rodzi się tam, gdzie pasja spotyka się z wizją, a nasze zespoły to prawdziwi architekci tej przyszłości.
Stawiamy na indywidualne podejście🤝, dzięki czemu nasze projekty są nie tylko efektywne, ale też precyzyjnie dopasowane do rzeczywistych potrzeb.
Działamy z myślą o tym, by to, co tworzymy, nie tylko działało, ale także zachwycało - bo wierzymy, że technologia ma nie tylko pomagać, ale także inspirować. 🚀💙
Dlaczego Signal Group? Bo jesteśmy przyszłością, a nie tylko firmą.
W świecie, gdzie każda firma twierdzi, że jest 'innowacyjna', my udowadniamy to każdego dnia. Praca u nas to coś więcej niż etat - to mierzenie się z wyzwaniami, jakie niesie zmienność dzisiejszego świata. To sztuka dostrzegania przewag tam, gdzie inni widzą chaos, i wykorzystywania ich, by wygrywać. 🏆
Długookresowe strategie przestają działać - dziś kluczem do przewagi jest umiejętność dynamicznej adaptacji w zmieniającym się środowisku oraz proaktywni ludzie napędzani ideą ciągłego doskonalenia.
Jednoczymy przedsiębiorcze osoby w zespoły, które potrafią przekuwać ciągłą zmianę i transformację w motor rozwoju, dający realną przewagę rynkową. 📊
Szukamy osób, które odnajdują się w myśli Taleba: 💭 'Niektóre rzeczy czerpią siłę z wstrząsów - rosną i rozwijają się dzięki zmienności, chaosowi i presji. Ich naturalnym środowiskiem są wyzwania, ryzyko i niepewność.'
W Signal Group poszukujemy osoby, która zorganizuje serce naszej operacji - biuro Zarządu - i będzie wsparciem w kluczowych procesach administracyjnych, organizacyjnych i formalno-prawnych.
Jeśli Twój zmysł organizacyjny łączy insynktownie kalendarz z korespondencją, terminy z formalnościami, a decyzje z dokumentami - to będzie rola, w której rozwiniesz skrzydła.
🖇 Asystentura i wsparcie Zarządu
🖊 prowadzenie kalendarza spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Zarządu
🖊 obsługa spotkań Zarządu: organizacja, logistyka, protokołowanie, follow-up, obsługa kawowa
🖊 nadzór nad realizacją ustaleń ze spotkań - przypomnienia, egzekwowanie
🖊 zarządzanie wskazanymi skrzynkami pocztowymi
🖊 realizacja bieżących zadań zleconych przez Zarząd
🖊 prowadzenie ewidencji aut Zarządu
🖊 prowadzenie wykazu wydarzeń i konferencji branżowych
🖊 koordynacja rozliczeń Zarządowych
🖊 rejestracja Zarządu na wskazane wydarzenia i konferencje
🖊 organizacja wyjazdów służbowych Zarządu (bilety, hotele, agenda)
🖊 archiwizacja i nadzór nad korespondencją spółek
🖊 ewidencjonowanie dokumentacji Zarządowej
🧩 Administracja i operacyjna organizacja biura
🛠 zgłaszanie potrzeb remontowych oraz koordynacja ich przebiegu
🏢 współpraca z podmiotami wynajmującymi powierzchnie biurowe i magazynowe
⚡ współpraca z dostawcami mediów: energia elektryczna, gaz, wywóz nieczystości
🧼 współpraca z firmami sprzątającymi - kontrola jakości i optymalizacja kosztów
📦 zamawianie i utylizacja wyposażenia powierzchni biurowych
📘 tworzenie i wdrażanie procedur administracyjnych
🔐 RODO i ochrona danych osobowych
📑 współpraca z Inspektorem Ochrony Danych
📂 ewidencjonowanie dokumentacji RODO
📊 przygotowywanie raportów i zestawień
📚 koordynacja organizacji szkoleń oraz przygotowanie materiałów we współpracy z osobami merytorycznymi
📅 bieżąca aktualizacja dokumentacji i dbałość o terminowość obowiązków zgodnie z ustalonym kalendarzem
📁 Obieg dokumentów i system DMS
💻 wprowadzanie i opisywanie faktur kosztowych do systemu
⚖️ Wsparcie dla Działu Prawnego (obszar nowy)
📎 weryfikacja formalna umów: kompletność, załączniki, dane stron, podpisy
📌 rejestrowanie i ewidencjonowanie umów w repozytorium prawnym
📆 kontrola terminów wypowiedzeń, prolongat, aneksów
🧾 wsparcie w przygotowaniu pełnomocnictw, uchwał, zestawień dokumentacyjnych
📬 pośredniczenie w przepływie dokumentów między Zarządem a kancelarią i partnerami zewnętrznymi
🗂 porządkowanie dokumentacji korporacyjnej - zgodnie z wytycznymi Działu Prawnego
To stanowisko wymaga nie tylko organizacji, ale i operacyjnej odpowiedzialności. Szukamy osoby z inicjatywą, skrupulatnością i wewnętrzną potrzebą porządku.
✅ minimum 2 lat doświadczenia na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub pokrewnym
✅ doświadczenie we współpracy z Zarządem lub kancelarią/biurem prawnym
✅ znajomość pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel) oraz łatwość pracy w systemach wewnętrznych
✅ umiejętność tworzenia i porządkowania dokumentacji
✅ umiejętność pracy w dynamicznym środowisku - przy wielu wątkach i pod presją terminów
✅ bardzo dobra organizacja pracy własnej - w chaosie widzisz strukturę
✅ umiejętność współpracy z osobami na różnych szczeblach - i z różnym temperamentem
✅ dbałość o poufność, komunikację i detale
✅ samodzielność, dzięki której wiesz, kiedy zapytać :)
Mile widziane
✔ znajomość podstaw prawa administracyjnego, handlowego lub ochrony danych
✔ doświadczenie w ewidencji i obiegu dokumentów prawnych
✔ znajomość systemów DMS, CRM, ERP
✔ wykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, prawo - będzie dużym atutem)
✔ komunikatywna znajomość języka angielskiego (wystarczająca do obsługi korespondencji i spotkań online)
To praca dla Ciebie, jeżeli:
🔝 potrafisz spiąć w całość kilkanaście wątków naraz - i żadnego nie zgubić
🔝 organizacja to Twój naturalny język, a praca z harmonogramami daje Ci satysfakcję
🔝 masz wewnętrzne "radar i kalendarz" - widzisz terminy, zanim przyjdą przypomnienia
🔝 jesteś osobą precyzyjną, ale nie sztywną - potrafisz dostosować się do rytmu dnia Zarządu
🔝 nie boisz się dokumentów prawnych - wręcz przeciwnie, lubisz porządkować i kontrolować ich przepływ
🔝 jesteś komunikatywny/a - i potrafisz zadbać o to, by każdy wiedział, co ma robić
NADAL SIĘ ZASTANAWIASZ CZY TO O TOBIE?
🧩 Twoja potrzeba porządku, instynktownie organizuje i porządkuje dynamikę zadań i otoczenia
📌 jesteś uważnym słuchaczem, czytasz między wierszami i lubisz "ogarniać" z wyprzedzeniem
🤝 lojalne wsparciem jest Twoją naturą a dyskrecja i profesjonalizm wewnętrznym azymutem
🔝 potrafisz skutecznie organizować życie kilku osób, nawet jeśli każda z nich działa w innym rytmie
🎯 masz dobrą pamięć do terminów, faktów i nazwisk - a jednocześnie wszystko notujesz
🔎 Szukasz roli, która łączy: administrację, prawo, organizację, komunikację i decyzyjność
Jeśli ta rola brzmi znajomo - jakby została napisana z myślą o Tobie - nie możemy się doczekać, aż Cię poznamy.
OGÓLNE 🏢
🎁 stabilne zatrudnienie w firmie o ugruntowanej pozycji rynkowej (ponad 34 lata)
🎁 zatrudnienie w najbardziej przyszłościowej branży nowoczesnych technologii
🎁 pracę z Największymi dla Największych (czołówka sieci handlowych w Polsce)
🎁 udział w projektach z branży nowoczesnych technologii
🎁 start-up'ową kulturę organizacyjną
🎁 intensywną, ambitną pracę pełną wyzwań i pozbawioną monotonii
🎁 dużą decyzyjność i wdrażanie kreowanych przez siebie strategii
🎁 wysoce samodzielne stanowisko oraz sprawczość
🎁 silny wpływ na wizję i kierunki rozwoju
🎁 nowoczesne biuro, darmowy parking i casual friday :)
DLA CIEBIE 👔
🎁 elastyczne formy zatrudnienia (UoP, B2B)
🎁 możliwość pracy hybrydowej 4:1 (4 dni stacjonarnie, 1 dzień zdalnie w tygodniu)
🎁 konkurencyjne wynagrodzenie i system premiowy
🎁 onboarding szyty na miarę Twoich potrzeb
🎁 telefon, laptop oraz samochód służbowy
🎁 1/2 dnia wolnego na Twoje urodziny
🎁 ubezpieczenie grupowe (100% sfinansowane przez pracodawcę)
🎁 indywidualnie dobierane szkolenia
DLA TWOJEJ RODZINY 👨👩👧
🎁 prywatną opiekę medyczną, która obejmuje również partnera/partnerkę oraz dzieci (100% sfinansowaną przez pracodawcę)
🎁 opcję karty Multisport
🎁 inicjatywy personalne (Dzień Dziecka, Dzień Kobiet, Dzień Chłopaka, Gwiazdka i wiele innych) oraz nieustannie rozszerzane pakiety benefitów